Những bước phát triển của một kế hoạch dự án

Quản lý dự án là một công việc đầy thách thức đòi hỏi Project Manager cần phải có kế hoạch cụ thể để đưa dự án đi đến thành công. Một trong những yếu tốt quan trọng cho sự thành công của một dự án là bản kế hoạch quản lý dự án được phát triển tốt. Bài viết này cung cấp cho các bạn các bước cần có để phát triển một kế hoạch quản lý dự án CNTT, và lý giải cho bạn biết tại sao các thành phần của bản kế hoạch lại quan trọng đến như vậy.

Bước 1: Phát triển kế hoạch sơ khởi, giải thích với các stakeholder quan trọng và thảo luận các thành phần trọng điểm của dự án

Một trong những điều gây hiểu nhầm trong quản lý dự án, kế hoạch dự án là tập hợp các tài liệu có thể thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Bản kế hoạch giống như lộ trình của một chuyến đi, nó sẽ cung cấp hướng đi cho dự án. Nếu dự án là một tour du dịch, người quản lý dự án giống như một tour guide, bạn cần cung cấp cho những người tham gia chuyến đi của bạn một lộ trình rõ ràng, các mốc thời gian rõ ràng tương ứng với các điểm cần đến ở mốc thời gian đó. Quá trình diễn ra tour có thể thay đổi, nhưng các điểm dừng chân ít khi phải thay đổi.

Một quan niệm sai lầm phổ biến là kế hoạch của dự án chính là project schedule. Project schedule chỉ là một thành phần trong kế hoạch tổng thể của dự án. Kế hoạch của dự án là một sản phẩm công việc – work product mô tả quá trình dự án diễn ra cho đến khi kết thúc, và nó chứa nhiều kế hoạch thành phần trong đó.

Các thành phần của một kế hoạch của dự án bao gồm:

- Mô tả chung về dự án (phạm vị, các mục tiêu, quy trình)
- Cơ cấu tổ chức của dự án, vai trò và nhiệm vụ cho các thành viên
- Kế hoạch quản lý tài chính
- Kế hoạch quản lý các bên liên quan – stakeholder
- Kế hoạch giám sát và kiểm soát
- Kế hoạch quản lý rủi ro – risk
- Kế hoạch sử dụng tài nguyên (con người, thiết bị, công cụ)
- Kế hoạch quản lý cấu hình – configuration management
- Kế hoạch quản lý truyền thông
- Kế hoạch đào tạo
- Kế hoạch đảm bảo chất lượng
- Kế hoạch phân tích yêu cầu
- Kế hoạch kiểm thử và phát hành
- Kế hoạch đóng dự án

Không phải tất cả các kế hoạch thành phần đều phải có ngay ở thời điểm này, nhưng ít nhất bạn cần trình cho quản lý cấp cao và những stakeholder quan trọng thấy được lộ trình và chiến lược quản lý của bạn để họ xem xét và duyệt trước khi cung cấp nguồn lực cho dự án.

Bạn cần nhớ rằng, tất cả những thay đổi lớn liên quan đến kế hoạch cần được trình cho quản lý cấp cao và những stakeholder quan trọng xem xét và duyệt. Tiếp theo bạn cần thực hiện baseline kế hoạch để phục vụ cho mục đích đo lường ở mỗi mốc hoặc cuối dự án. Những ai tham gia xem xét, kiểm duyệt, thời gian thực hiện xem xét và kiểm duyệt cần phải được ghi lại trong kế hoạch của dự án.

Bước 2: Định nghĩa vai trò và nhiệm vụ

Không phải tất cả các key stakeholders đều phải tham gia xét duyệt tất cả các lài liệu của dự án. Do đó bạn cần phân biệt được tài liệu nào cần ai tham gia xét duyệt và chỉ gởi cho họ đúng tài liệu cần được xét duyệt.

Một số thành viên tham gia gồm:

- Nhà tài trợ cho dự án – Project Sponsor: Người sở hữu dự án thật sự và tài trợ cho dự án. Các nhà tài trợ cần tham gia xem xét và xét duyệt các khía cạnh khác nhau của kế hoạch.
- Các chuyên gia nghiệp vụ – Domain Expert hoặc Subject Matter Expert: Người định nghĩa nghiệp vụ của sản phẩm cần chuyển giao. Họ cần tham gia cung cấp yêu cầu phạm vi nghiệp vụ, do đó tất cả các tài liệu về phạm vi nghiệp vụ cần phải gửi cho họ xem xét và kiểm duyệt. Bạn cần mô tả rõ trong project schedule thời điểm khi nào họ cần tham gia và trách nhiệm là của họ là gì?
- Quản lý dự án – Project Manager: Người tạo ra kế hoạch, thực thi kế hoạch, giám sát. Quản lý dự án tham gia duyệt kế hoạch thành phần (nếu kế hoạch được phát triển bởi team khác) và duyệt tất cả các tài liệu đầu ra của đội dự án.
- Đội ngũ tham gia dự án – Project Team: Những người tham gia tạo ra sản phẩm sau cùng. Họ tham gia các công việc. Team cần tham gia phát triển sản phẩm, kiểm thử, phát hành, xác định rủi ro. Họ thường không tham gia duyệt tài liệu.
- Người dùng cuối – End user: Người sử dụng sản phẩm của dự án. Họ tham gia quá trình phát triển kế hoạch, kiểm tra thử sản phẩm, họ thường không tham gia xét duyệt tài liệu. Nhưng họ cần tham gia ký tắt cho các bản nghiệm thu bàn giao sản phẩm.
Ngoài ra còn một số thành viên khác như, chuyên viên đảm bảo chất lượng, chuyên viên phân tích rủi ro,… bạn cần mô tả vai trò và nhiệm vụ của họ.

Bước 3: Phát triển phạm vi của dự án

Đã có nhiều sai lầm khi nói về phạm vi của dự án kiểu như chỉ là một vài dòng tuyên bố về yêu cầu. Điều này rất nguy hai khi phạm vi dự án bị thay đổi nhiều và người quản lý dự án không xác định được cở sở dựa vào để xác định phạm vi đã bị thay đổi.

Phạm vi của dự án là tài liệu rất quan trọng (bạn có thể nêu trong kế hoạch của dự án hoặc mô tả trong tài liệu riêng và tích hợp vào kế hoạch dự án). Nó là nền tảng để phân loại độ lớn của dự án. Tài liệu cũng mô tả những gì mà dự án cần chuyển giao và mục tiêu dự án cần đạt được.
Phạm vi của dự án bao gồm:
- Nhu cầu kinh doanh, các vấn đề cần giải quyết trong kinh doanh
- Mục tiêu chất lượng của dự án
- Lợi ích của dự án khi hoàn thành, đây là phần biện minh cho sự thoả mãn của dự án
- Sản phẩm và tài liệu cần chuyển giao (nếu có)
- Mốc thời gian quan trọng của dự án
Những gì mô tả trong phần phạm vi dự án có thể ví như là hợp đồng giữa Project Manager và Sponsor. Nó chỉ được phép thay đổi sau khi được Sponsor phê duyệt.

Bước 4: Phát triển chi tiết của phạm vi dự án

Sau khi phạm vi của dự án được xét duyệt bởi nhà tài trợ, công việc bây giờ là phân rã phạm vi đó thành các công việc nhỏ hơn để chuyển giao. Ở vai trò quản lý dự án bạn cần phối hợp với team liên quan để phân rã chúng bằng kỹ thuật WBS – Work Breakdown Structure.
Xác định danh sách các công việc cần được chuyển giao cho dự án
Phân rã các nhóm công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn
Phân chia các nhóm nhỏ hơn thành các công việc theo từng chức năng riêng, vai trò riêng mà bạn đã định nghĩa trong kế hoạch của dự án
Đây là cơ sở để bạn yêu cầu đội dự án đưa ra ước lượng phù hợp trước khi bạn đưa ra Project Schedule.

Ảnh: Nguồn Internent

Bước 5: Kick-off dự án

Kick-off meeting là một cách hiệu quả để lôi kéo tất cả các stakeholder và đội dự án thảo luận về kế hoạch của dự án. Đó là cách hiệu quả nhất để khởi tạo dự án. Đây cũng là cách mà nhà quản lý dự án xây dựng lòng tin giữa các stakeholder và cả đội dự án, đảm bảo ý tưởng của các thành viên dự án đều được ghi nhận. Kick-off meeting cũng là dịp sponsor thể hiện sự cam kết của mình cho dự án.
Các chủ đề cần thảo luận ở sự kiện kick-off meeting bao gồm:

- Tầm nhìn về hoạt động kinh doanh và chiến lược từ nhà tài trợ

- Tầm nhìn về dự án từ nhà tài trợ

- Vai trò và trách nhiệm của các stakeholder

- Trình bày cơ cấu tổ chức của team

- Trình bày về chiến lược truyền thông trong team

- Trình bày về phạm vi và mục tiêu của dự án

- Lôi kéo các thành viên của đội dự án và các stakeholder đưa ra cam kết cho dự án

- Trình bày về cơ chế đo lường và đánh giá

- Trình bày quy tắt chung trong hoạt động của team

- Trình bày cơ chế giao tiếp, tích hợp với các dự án khác (nếu một sản phẩm được chia ra nhiều dự án nhỏ)

Bước 6: Phát triển Project Schedule

Đây là bước mà quản lý dự án cần đến sự hỗ trợ của đội dự án, để đưa ra các lịch trình cho các công việc chi tiết cho dự án. Các hoạt động cần làm ở bước này là:
- Xác định các hoạt động cần và các công việc cần để hoàn thành nhóm công việc theo WBS
- Xác định nhân sự cần tham gia đưa ra ước lượng cho từng loại công việc
- Yêu cầu đội dự án đưa ra ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi công việc
- Xác định chi phí cho mỗi công việc cần thực hiện với giá trung bình theo giờ của tổ chức
- Xác định tính phụ thuộc giữa các công việc với nhau để đưa ra mức độ ưu tiên phù hợp
Phát triển Project Schedule dựa trên số lượng công việc, chi phí cần chi trả để hoàn thành từng công việc với nguồn nhân sự mà tổ chức đã cung cấp.
Phát triển bản cân đối chi phí trong từng giai đoạn theo các cột mốc
Quá trình này không phải chỉ thực hiện một lần mà có thể lặp lại tuần tự từng bước trong suốt quá trình diễn ra của dự án nếu có bất cứ sự thay đổi nào từ phạm vi của dự án. Một khi Project Schedule vẫn chưa hoàn thành, bạn cần tiếp tục với bước kế tiếp.

Bước 7: Phát triển kế hoạch sử dụng nhân sự

Sau khi bạn có được danh sách các công việc chi tiết được mô tả trong bước kế hoạch trước đó với danh sách các công việc được mô tả trong WBS và bạn cần xin tổ chức cung cấp nhân sự tham gia dự án.
Từ đây bạn có được kế hoạch chi tiết về Project Schedule và kế hoạch sử dụng nhân sự theo từng giai đoạn, từng tháng, hoặc từng quý. Mỗi nhân sự sẽ được phân bổ vào dự án hoặc được lấy ra theo từng gia đoạn cụ thể. Lúc này bạn có thể nhìn Project Schedule dưới dạng Grant Chart.

Bước 8: Phân tích chất lượng và rủi ro cho dự án

Quản lý chất lượng – không chỉ đảm bảo mục tiêu của dự án cần đạt được, nó còn mô tả các yếu tố để giảm lỗi không đáng có. Chất lượng là một công việc cần được đề cao và tuân thủ nghiêm ngặc trong suốt quá trình thực hiện dự án. Để đảm bảo chất lượng đầu ra, sản phẩm phải được tuân thủ theo tiêu chí đã đề ra.
Kế hoạch quản lý chất lượng được thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức, các tiêu chí để chấp nhận phát hành sản phẩm, các metrics đo lường chất lượng. Những thông tin được mô tả trong kế hoach quản lý chất lượng là nền tảng chung để đánh giá sự thành công của dự án dựa trên các mục tiêu đã đề ra trong phạm vi của dự án.
Phát triển kế hoạch quản lý rủi ro – rủi ro là điều mà quản lý dự án không biết trước, nhưng nếu chúng xảy ra thì có thể gây gián đoạn dự án và nguy cơ gây thất bại cho dự án. Bạn cần phân tích các rủi ro có thể diễn ra theo từng loại danh mục diễn ra, đánh giá lại mức độ của các rủi ro đã được xác định, và phát triển kế hoạch để tránh rủi ro, và cả kế hoạch dự phòng nếu rủi ro xảy ra.
Tuỳ theo rủi ro mà nhà quản lý dự án cần áp dụng kỹ thuật truyền thông phù hợp. Bên cạnh đó bạn cần lôi kéo các thành viên của đội dự án tham dự việc xác định các rủi ro tìm ẩn.

Bước 9: Phát triển kế hoạch truyền thông

Đây là điểm mà các quản lý dự án mới vào nghề hay xem nhẹ. Truyền thông trong dự án cực kỳ quan trọng, nó giúp thông tin truyền đi được thông suốt từ đội dự án đến các stakeholder và sponsor.
Tài liệu này cần mô tả các thông tin:
Ai là người muốn nhận báo cáo tiến độ dự án, tần suất nhận thông tin như thế nào, định dạng muốn nhận là gì và kênh truyền thông nào thì hữu hiệu?
Khi có một vấn đề diễn ra trong dự án thì cơ chế leo thang sẽ như thế nào – escalation chart
Những kênh truyền thông nào sẽ được sử dụng cho từng loại thông tin

Bước 10: Tạo ra bản baseline cho kế hoạch dự án và truyền thông

Sau khi bạn hoàn thành việc phát triển bản kế hoạch, bạn cần thực hiện baseline cho kế hoạch dự án và gởi thông tin cho sponsor xem xét, kiểm duyệt thêm lần nữa. Tại thời điểm này quá trình phát triển kế hoạch quản lý dự án của bạn mới thật sự hoàn thành. Và bạn có thể bắt tay vào thực thi và giám sát dự án.
Đọc đến đây bạn có thể thốt lên rằng “Sao kế hoạch quản lý dự án lại đòi hỏi nhiều thế?”. Nhưng tôi khẳng định với bạn đây là những bước rất cơ bản của quá trình phát triển kế hoạch cho dự án để mang đến sự thành công. Với các dự án lớn thật sự thì kế hoạch đòi hỏi phải chi tiết hơn nhiều. Dù sao đi nữa, kế hoạch quản lý dự án chính là cách bạn tạo ra hệ thống quản lý trong chính dự án của bạn. Sự thành bại của một hệ thống phụ thuộc rất nhiều người đã tạo ra chúng và kiểm soát chúng.

Xem thêm: Tìm việc làm gấp tại Bình Dương

Việc làm phổ thông ở Bình Dương