Kỹ năng bán hàng qua điện thoại đạt hiệu quả công việc cao

Sự phát triển và bùng nổ công nghệ trong những năm gần đây tại Việt Nam đang mở ra một phương thức tiếp cận khách hàng mới: kỹ năng chào hàng qua điện thoại. Giữ nhiệm vụ này ở các doanh nghiệp là bộ phận Telesales.

Bên cạnh những yếu tố thuận lợi về mặt thời gian, chi phí đi lại, phương pháp bán hàng mới cũng ẩn chứa nhiều thử thách đòi hỏi người bán hàng phải vượt qua.

Bán hàng qua điện thoại giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức nhưng đòi hỏi bạn phải có kỹ năng để thuyết phục khách hàng. Nếu bạn chuẩn bị tốt cho nội dung các cuộc gọi, nắm bắt được xu hướng của xã hội và tâm lý của khách hàng, chắc chắn sản phẩm, dịch vụ của bạn sẽ được khách hàng tin dùng mặc dù bạn và họ chưa một lần gặp nhau.

Dưới đây là những bí kíp vàng bạn cần phải biết:

Chuẩn bị thật kỹ nội dung cuộc gọi

Không-chuẩn-bị là chuẩn-bị cho sự thất bại. Đó là nguyên tắc bất di bất dịch của bất cứ ngành nghề nào. Dù bạn có là chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng qua điện thoại, bạn cũng không được phép bỏ qua giai đoạn này. 

Trước mỗi cuộc điện thoại, hãy tìm hiểu thật kỹ những thông tin về khách hàng và nếu có thể hãy thu thập thông tin liên quan đến cá tính, thói quen, sở thích của người bạn sẽ thực hiện cuộc gọi. Hãy vạch ra cuốn sổ bán hàng của bạn về mục đích cuộc gọi, những thông tin bạn sẽ trao đổi và những câu trả lời cho những tình huống khách hàng có thể “bắt bí” bạn. Sự chuẩn bị của bạn công phu bao nhiêu thì cơ hội thành công trong cuộc điện thoại chào hàng của bạn sẽ cao bấy nhiêu.

Chuẩn bị trước nội dung cuộc gọi sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin để tư vấn, thuyết phục, mời chào khách hàng mua sản phẩm, dịch vụ của bạn. Không nên chủ quan cho rằng bạn đã am hiểu về sản phẩm thì không cần phải chuẩn bị, điều đó khiến bạn dễ rơi vào thế bị động khi lỡ quên đi một vấn đề nào đó hoặc có thể bạn sẽ giới thiệu thiếu đi một số tính năng quan trọng của sản phẩm mà bạn đã định sẽ nói với khách hàng trước đó. Vì thế, dù là một chuyên viên bán hàng cừ khôi tới đâu, nhưng khi đã chọn hình thức bán hàng qua điện thoại bạn vẫn cần chuẩn bị cẩn thận trước nội dụng cuộc gọi để chắc chắn tất cả thông tin đều được chuyển tới khách hàng đầy đủ nhé.

Luyện tập trước khi bắt đầu

Nếu bạn là người mới vào nghề thì đây là bước đặc biệt quan trọng với bạn. Bạn nên nhớ, khi bạn thực hiện cuộc gọi có nghĩa là chính bạn đang là người đại diện cho hình ảnh và thương hiệu của công ty. Bạn không có quyền “lấy khách hàng làm đồ nhắm” cho những sai sót của chính mình.

Bạn nên nhờ sự giúp đỡ của những đồng nghiệp trong quá trình luyện tập. Hãy để họ đóng vai khách hàng và bạn là một nhân viên bán hàng qua điện thoại thực hiện cuộc gọi. Sự nhận xét của đồng nghiệp trong quá trình bạn luyện tập sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm quý báu để tránh những sai sót có thể xảy ra khi thực hiện cuộc gọi thật. Và cả khi bạn đã là “cao thủ” trong nghề bán hàng qua điện thoại, bạn cũng nên dành một vài phút để “tưởng tượng” ra cuộc gọi bạn chuẩn bị thực hiện.

Hãy để cơ thể bạn thư giãn

Bạn có biết, khi giao tiếp qua điện thoại, hiệu quả thông điệp truyền tải đến khách hàng được quyết định 86% bởi giọng nói và chỉ có 14% qua nội dung bạn trao đổi? Bởi vậy tư thế của bạn trong quá trình điện thoại có tác động đặc biệt quan trọng đến kết quả cuối cùng cuộc chào hàng. 

Trước khi thực hiện cuộc gọi, hãy hít thở thật sâu và tự thưởng cho mình một nụ cười vui vẻ. Hãy ngồi với tư thế thoải mái nhất, cầm điện thoại bằng tay trái, để ống nghe cách miệng 4-5 cm với độ nghiêng 45 độ để đảm bảo giọng nói của bạn được truyền tải chính xác nhất. Bạn cũng cần tránh để khuỷu tay cầm điện thoại lên bàn hoặc các động tác gò bó gây áp chế cho lồng ngực và ảnh hưởng đến sự phát âm của bạn.

Ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng

Khách hàng không có nhiều thời gian dành cho bạn, nhất là giao tiếp qua điện thoại. Hãy đi thẳng vào vấn đề, đừng cố dài dòng giải thích. Ngay lập tức gây ấn tượng với khách hàng bằng chất giọng chuyên nghiệp, ấm áp, nghiêm trang nhưng vẫn thể hiện sự tôn trọng. Bạn hãy nói với khách hàng rõ, bạn đang mang đến những giá trị và lợi ích cho khách hàng.

Ví dụ, nếu bạn muốn chào hàng với dịch vụ là các khóa đào tạo trực tuyến, bạn có thể nói: “Chào anh Minh, Em là Hương bên Tập đoàn GK. Em gọi điện cho anh với mong muốn giới thiệu đến doanh nghiệp một giải pháp cho phép anh giảm 50% chi phí đào tạo, tiết kiệm 60% thời gian học tập và nâng cao 25% hiệu quả làm việc”.

Nếu bạn xin một cuộc gặp 30 phút hay 1 tiếng đồng hồ điều đó có thể rất khó. Hãy để khách hàng thấy rằng bạn không làm mất nhiều thời gian của họ bằng đề nghị một cuộc hẹn 5-10 phút. Bởi bạn cần biết, khi đã gặp rồi thì 5 phút hay 30 phút là như nhau.

Xác định mức độ quan tâm của khách hàng

Khi gọi điện mời chào khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ, sau những giây đầu tiên bạn sẽ biết được khách hàng có thật sự quan tâm tới sản phẩm bạn đang giới thiệu hay không để có cách tư vấn, lôi kéo khách hàng hợp lý. Nếu những khách hàng sẵn sàng dành thời gian lắng nghe bạn thì mọi thứ thật dễ dàng, nhưng với những khách hàng không muốn nghe bạn nói hoặc nghe với thái độ hời hợt bạn hãy nhanh chóng chuyển hướng bằng cách nhấn mạnh vào những điểm nổi bật nhất của sản phẩm, dịch vụ… để lôi kéo khách hàng trở lại với cuộc tư vấn bán hàng của bạn.

Câu hỏi thu thập thông tin

Đừng dập tắt cuộc gọi ngay từ phút đầu bằng những câu hỏi đóng. Trước khi đi vào phần chính của cuộc gọi, hãy đặt câu hỏi thu thập thông tin của khách hàng để thu hút sự quan tâm của họ hoặc ít nhất là để kết nối họ vào cuộc nói chuyện.

Ví dụ, nếu đây là một cuộc bất động sản: “Anh/chị có nhà riêng chưa ạ?”, “Anh chị thích ở căn hộ riêng hay chung cư ạ?”, “Anh chị có ý định đầu tư không ạ, đặc biệt là khoản đầu tư an toàn và lâu dài như nhà đất?”.

Tuy nhiên, nhân viên bán hàng cần chú ý không nên lạm dụng câu hỏi vì dễ khiến khách hàng bực bội, thậm chí thấy bị làm phiền. Đặt câu hỏi đúng lúc, đúng đối tượng sẽ nêm gia vị cho cuộc trao đổi thú vị hơn.

Câu hỏi tìm kiếm vấn đề

Những người bán hàng thiếu kỹ năng sale qua điện thoại thường dễ bị lạc hướng trong việc tìm ra câu hỏi phù hợp. Dù vậy cũng dễ hiểu khi không phải người mua nào cũng sẵn sàng chia sẻ với nhân viên bán hàng những vấn đề của mình. Để đặt được câu hỏi một cách chính xác, người bán hàng cần tìm hiểu trước thông tin về khách hàng, đây cũng là một trong những kỹ năng sale qua điện thoại người bán hàng cần chuẩn bị từ trước. Dựa vào những thông tin này để đặt ra câu hỏi liên quan đến vấn đề khách hàng quan tâm. Đơn giản là hãy đặt ra những câu hỏi nổi. Nghĩa là đưa ra các giả định để kiểm tra những gì khách hàng nghĩ và để họ liên tưởng đến vấn đề họ đang đối diện.

Ví dụ: “Anh chị thử nghĩ nếu sống trong một khu vực thiếu an ninh tốt và cơ sở vật chất hạn chế sẽ có nhiều ảnh hưởng không tốt như…”

Câu hỏi gợi ý

Hãy đặt câu hỏi để khách hàng liên tưởng đến một tương lai tươi sáng nếu họ sử dụng dịch vụ hay mua sản phẩm người bán hàng đang đề cập hoặc họ sẽ bỏ lỡ điều gì nếu không nắm lấy cơ hội “ngàn vàng” này.

Ví dụ: “Nếu vấn đề này không được giải quyết triệt để, thì công ty anh/chị có thể phải chịu những thiệt hại nào?”

“Nếu anh/chị có thêm một căn hộ để kinh doanh, cũng như là đầu tư dài hạn cho tương lai?”

Hãy để khách hàng lựa chọn hai trong một

Là một người bán hàng chuyên nghiệp, bạn luôn phải có ý thức hỗ trợ và tư vấn giúp khách hàng ra quyết định. Hãy giúp khách hàng có một quyết định cuối cùng bằng sự lựa chọn một trong hai.

Ví dụ: “Vậy em có thể gặp anh Minh vào thứ 3 hay thứ 4 tuần tới? Vào lúc 9h00 sáng hay 3h30 chiều? Tại văn phòng hay địa điểm nào khác?”

Nếu khách hàng tiếp tục từ chối bạn, bạn đừng cố gắng thuyết phục khách hàng. Hãy lái cuộc gặp sang một vấn đề khác hoặc lùi cuộc hẹn sang một cơ hội khác tốt hơn. Ví dụ: “Anh Minh yên tâm, em chỉ muốn gặp để trao đổi với anh về một giải pháp đào tạo mới bên em chứ anh chưa cần quyết định mua… Nếu tuần này anh bận, em sẽ gọi lại anh vào giờ này tuần sau nhé?”

Dù bạn sử dụng phương pháp nào đi chăng nữa để vượt qua sự từ chối chống đối của khách hàng bạn cũng cần nhớ một nguyên tắc: Kết thúc mỗi cuộc gọi phải mở đường cho một cuộc gọi hoặc một cuộc gặp tiếp theo.

Bình tĩnh trước mọi tình huống

Sẽ có nhiều khách hàng từ chối thẳng thừng hoặc có thể cáu gắt vì bạn làm mất thời gian của bạn, họ tắt máy khi bạn chưa kịp nói hết câu. Đây là những tình huống thường gặp khi bán hàng qua điện thoại, vì vậy nếu gặp trường hợp bạn hãy cư xử thật khéo léo và lịch sự, đừng tỏ ra chán nản và khó chịu với khách hàng. Hãy xem đó là bài học và rút kinh nghiệm cho những lần sau.

Tổng kết bài học sau mỗi cuộc gọi

Kinh nghiệm là kinh qua, nghiệm lại và áp dụng ngay. Nếu bạn muốn trở thành một người bán hàng qua điện thoại chuyên nghiệp bạn nên có ý thức thường xuyên đúc rút kinh nghiệm của mình sau mỗi cuộc gọi. Bạn có thể nhờ đồng nghiệp hỗ trợ hoặc tự bản thân mình rút ra các bài học để lần sau mình làm tốt hơn.

Trong quá trình trao đổi qua điện thoại, hãy nhớ dùng tay thuận của mình ghi lại các thông tin quan trọng của khách hàng vào cuốn sổ bán hàng của bạn. Hãy tổng hợp và lưu giữ lại các thông tin cần thiết. Dù thành công hay thất bại, bạn cũng có quyền tự hào, bạn đang trên con đường trở thành người bán hàng qua điện thoại chuyên nghiệp.

Khách hàng nói “không” không có nghĩa là họ sẽ “không mua hàng” mà bạn phải hiểu là “chưa phải lúc này” hoặc bạn đang tiếp cận người “không có đủ thẩm quyền quyết định”. Bãn hãy suy nghĩ và tiếp cận theo một phương pháp khác hiệu quả hơn.