Các chiêu thức hình thành tác phong chuyên nghiệp trong công việc

Không chỉ tâm-tầm-tài giúp con người trở nên chuyên nghiệp mà còn đòi hỏi nhiều yếu tố về tác phong, kỹ năng và các khía cạnh tinh tế khác của hành vi cư xử. Khi làm chủ được những yếu tố này là chúng ta đã phần nào tiến lên một tầm cao mới để trở thành con người văn minh hơn, lịch thiệp, tao nhã và chuyên nghiệp hơn. Dù ở bất kì vị trí nào thì mỗi cá nhân đều muốn xây dựng cho mình một hình ảnh riêng mang tên “chuyên nghiệp”. Trong môi trường làm việc năng động và hiện đại như ngày nay, tính chuyên nghiệp được coi là một trong những tiêu chí hàng đầu quyết định sự thành công của một doanh nghiệp hay khả năng thăng tiến của một cá nhân.

Chú ý tới các quy tắc về văn hóa trong công ty và tuân thủ những quy tắc đó

Xây dựng văn hóa công sở chính là xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả. Từ đó tạo bầu không khí cởi mở giúp nhân viên hứng khởi làm việc đưa chất lượng và hiệu quả công việc lên cao.

- Đến công sở làm việc ăn mặc phải gọn gàng, phù hợp, đi đứng nhẹ nhàng, đặc biệt tránh đi giầy dép tạo ra tiếng ồn quá lớn làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung.

- Luôn ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp bàn làm việc, phòng làm việc, giữ vệ sinh công sở sạch như giữ vệ sinh ở chính nhà mình.

- Không lạm dụng máy tính cơ quan vào những trò tiêu khiển trong giờ làm việc, vừa ảnh hưởng đến năng suất công việc, vừa tạo thói quen xấu cho bản thân.

- Điện thoại nên để ở chế độ rung hoặc im lặng, tránh gây tiếng ồn ảnh hưởng đến đồng nghiệp và ảnh hưởng đến không khí làm việc yên tĩnh tại cơ quan.

- Gõ cửa trước khi vào phòng sếp hay bất kỳ phòng nào khác.

- Trong công việc, khi trả lời điện thoại cần nói năng mạch lạc, rõ ràng. Tuyệt đối tránh dùng ngôn từ tục tĩu tại nơi làm việc trong quá trình giao tiếp, không nói quá nhanh, quá chậm, quá nhỏ hoặc quá lớn, không xen vào chuyện người khác, không cướp lời người khác khi nói.

- Cần thực hành đúng văn hóa bắt tay tại công sở.

- Trong công sở nên xưng hô theo chức danh đối với người có chức vụ, xưng hô bằng tên đối với người cùng trang lứa, đối với người lớn tuổi nên dùng đại từ nhân xưng, không nên xưng hô theo kiểu gia đình.

- Không buôn chuyện; không tạo bè kéo cánh để tranh chức, tranh quyền; tránh thái độ xun xoe với người trên, hách dịch với người dưới; tránh lấy cớ vì hiệu quả công việc mà cố tình không thừa nhận năng lực gây khó dễ cho những thành viên khác, đặc biệt là người mới đến làm việc tại cơ quan. Người đi trước phải dẫn dắt người đi sau, chỉ bảo và giúp họ tiến bộ.

Bên cạnh đó, hãy nhớ tùy gia tập tục. Nếu bạn quan sát xem những người khác trong cơ quan ứng xử và làm việc ra sao, bạn sẽ học được tất cả những điều quan trọng về “chúng tôi sống ở đây như thế nào”. Chẳng hạn, bạn có thể quan sát thấy mọi người trong công ty luôn đến đúng giờ trong các cuộc họp, nói nhỏ hơn khi người khác đang nghe điện thoại, hoặc gửi email cho những vấn đề không thực sự cấp bách. Đây là những tín hiệu quan trọng về những gì mà công ty kỳ vọng ở hành vi của chính bạn. Bạn sẽ bị đánh giá là không biết hòa nhập nếu phớt lờ những tín hiệu đó.

Cập nhật các xu hướng ảnh hưởng đến công việc và lĩnh vực của bạn

Đây là một phần quan trọng trong việc tạo nên sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Việc nắm bắt các xu hướng sẽ giúp bạn có nhận định đúng đắn về khâu lập kế hoạch, xác định được mục tiêu và dễ dàng thực hiện mọi việc theo những gì đã đề ra. Ngoài ra, việc chủ động trong mọi việc khiến bạn có trách nhiệm hơn với công việc của bạn và công việc chung.

Trong thời đại mọi thứ đều thay đổi chóng mặt, điều bạn cần làm là chú ý đến các tin tức, những gì khách hàng và các nhà phân tích đề cập trong thời gian qua. Đừng chỉ nghe mà hãy “lắng nghe”, ghi chép và áp dụng trong lĩnh vực, công việc của mình. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho mọi kế hoạch, công việc của bạn, thậm chí còn giúp bạn đưa ra những sáng kiến, ý tưởng mới và hiệu quả cho công ty.

Sống hoà đồng nơi làm việc 

Công sở là nơi làm việc chung với nhiều người có trình độ, tính cách hoàn toàn khác biệt. Thời gian chúng ta đi làm tiếp xúc với đồng nghiệp đôi khi còn nhiều hơn cả người thân gia đình. Do vậy, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết. Hãy hoà đồng, nhiệt tình giúp đỡ mọi người trong công việc cũng như sẵn sàng tiếp nhận góp ý xây dựng của đồng nghiệp để bản thân ngày càng hoàn thiện hơn. Luôn giữ vững nguyên tắc “lấy công việc làm trọng”, không để những việc vặt vãnh cá nhân ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 

Tạo môi trường làm việc tích cực: Muốn có những đồng nghiệp tốt, thì trước hết bạn phải là một đồng nghiệp tốt của họ. Đừng đỏi hỏi họ phải đối xử với bạn như thế nào mà bạn phải xem lại thái độ của mình với từng đồng nghiệp.
Luôn cẩn trọng trong lời ăn tiếng nói, biết giữ lời hứa, chia sẻ những thành tích, ý kiến, đóng góp với mọi người sẽ góp phần tạo nên một môi trường làm việc vui vẻ, hiệu quả công việc cao, thắt chặt tình đoàn kết với mọi người.

- Hãy xem môi trường làm việc như một ngôi trường lớn để học hỏi, rèn luyện kỹ năng, gom góp kinh nghiệm cũng như hoàn thiện nhân cách bản thân.

- Nở nụ cười và lời chào thân thiện với đồng nghiệp.

- Hãy đối xử với nguời khác như cách bạn muốn người ta đối xử với bạn. Nếu bạn đối xử trân trọng và quan tâm với đống nghiệp, họ khó có thể làm điều ngược lại đối với bạn.

- Kết nối các thế hệ .Đừng cho rằng bạn không có điểm gì chung với các đồng nghiệp lớn tuổi hoặc trẻ hơn bạn. Việc giao tiếp, làm bạn với những người không nằm trong nhóm tuổi của bạn có thể giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp một cách khéo léo, linh hoạt hơn. Từ chia sẻ của họ, bạn có thể học tập được nhiều kinh nghiệm trong công việc, mở rộng các mối quan hệ xã hội và nắm bắt nhanh chóng các cơ hội để đi đến thành công. Bên cạnh đó, thông qua giao tiếp, bạn có thể nắm bắt quan điểm của họ, đưa ra cách nhìn mới về công việc, kinh doanh. Cuối cùng, họ có thể giúp bạn tạo ra sự thay đổi lớn về mặt hình ảnh, cũng như cung cấp các công cụ và cách tiếp cận giải quyết vấn đề mới.

- Giúp đỡ mọi người, và làm nhiều hơn mô tả công việc. Một điều rất quan trọng giúp bạn đạt được uy tín của một người chuyên nghiệp - thứ sẽ đem đến cho bạn nhiều lợi ích như những lựa chọn để kiếm được nhiều tiền hơn, vượt qua được những tình huống bất lợi… - là làm nhiều việc hơn yêu cầu tối thiểu. Điều đó có nghĩa là bạn luôn cần tìm cách để làm việc tốt hơn, giúp đỡ đồng nghiệp khi có thể, và không ngại bắt tay vào những dự án mới.

Thể hiện sự linh hoạt

Giờ làm việc mỗi ngày có thể chính thức kết thúc vào lúc 5h chiều, nhưng nếu cần thiết, bạn nên về muộn hơn 1 tiếng sau đó để hoàn thành xong công việc. Như vậy không có nghĩa là bạn bỏ qua những cam kết quan trọng trong cuộc sống riêng, nhưng bạn không nên bỏ công việc làm dở chỉ vì đã hết giờ. Tương tự, hãy linh hoạt đối với những thay đổi trong kế hoạch công việc, mục tiêu hoặc những vấn đề khác có thể phát sinh trong quá trình làm việc.

Không ngừng học hỏi và trau dồi kỹ năng, kiến thức chuyên môn

Cho dù bạn đang ở vị trí nào thì việc không ngừng học hỏi là điều cần thiết để không ngừng tiến bộ và vươn tới đỉnh cao. Cuộc sống, trình độ công nghệ thông tin phát triển liên tục kèm theo những đòi hỏi, yêu cầu trong công việc sẽ ngày càng khắt khe, đa dạng hơn. Nếu như bạn không trang bị cho mình kiến thức phù hợp với thời đại thì sẽ không tránh khỏi việc bị đào thải vì sự tụt hậu, lỗi thời.

Vì vậy, để trở nên ngày càng chuyên nghiệp, đừng ngại ngần học hỏi từ cấp trên, các đồng nghiệp thâm niên hay thậm chí là cấp dưới của mình. Bạn sẽ có được những bài học và trải nghiệm vô giá từ chính nỗ lực này.

Tham gia vào cuộc đối thoại

Để theo kịp với xu hướng công nghiệp và xã hội, bạn cần thường xuyên theo dõi các bản tin, tham gia vào các cuộc thảo luận trực tuyến, thiết lập thông báo của Google cho các từ khóa ngành công nghiệp. Từ đó, bạn có thể tiếp cận những tin tức mới nhất. Với một số ngành nghề, việc cập nhật thông tin chiếm vị trí trọng yếu trong thành công của các doanh nghiệp. Vì vậy, đừng quên trau dồi khả năng giao tiếp, đàm phán và đưa ra ý kiến nhằm rèn luyện bản thân mình qua từng ngày.

Chuyên nghiệp trong cách ăn mặc và giao tiếp

Cũng giống như khi bạn đi phỏng vấn, ấn tượng về bề ngoài, cách nói chuyện, ăn mặc sẽ để lại những dấu ấn khó quên nhất. Một trang phục phù hợp sẽ tạo được sự tự tin rằng bạn sẽ đảm nhận tốt nhất vai trò của mình. 

Khi trò chuyện với cấp trên, đồng nghiệp, đối tác, khách hàng,… hãy nhìn vào mắt họ. Đừng nhìn chằm chặp vào họ, nhưng hãy nhìn thẳng bằng sự thành thật, điềm tĩnh mà bạn có thể. Nếu đôi mắt bạn liên tục đổi hướng nhìn trong khi đối thoại, và không thể nhìn đối tượng bạn đang tiếp xúc, điều đó có thể tạo cho người khác cảm giác bạn là người không đáng tin cậy và những điều bạn nói có thể không thật.

Dù bạn có chất giọng trầm ấm, hay lảnh lót, hãy trò chuyện bằng một giọng thật từ tốn, không gấp gáp. Lẽ dĩ nhiên, khi gặp trường hợp khẩn cấp, bản năng tự nhiên trong chúng ta sẽ ảnh hưởng đến giọng nói. Nhưng trong giao tiếp thông thường, giọng nói từ tốn, thanh âm vừa phải sẽ giúp người nghe dễ dàng nắm bắt thông tin hơn. Trong những tình huống cần có sự quyết đoán, hãy tránh những từ như “Ừm”, “Ờm” vì nó sẽ chỉ tạo cho người nghe cảm giác rằng bạn đang do dự quá nhiều, bạn không chắc chắn và không tự tin về quyết định mà mình đưa ra.

Khi bạn bắt tay một ai đó: bàn tay thắt chặt vừa phải tay của người bạn bắt sẽ tạo ấn tượng tốt về bạn. Đừng quá gắng sức để siết mạnh tay đối phương như thể bạn đang muốn “nắn gân” họ, vì điều này sẽ phản tác dụng. Nếu tay bạn đang ướt vì mồ hôi tay, hãy lau sạch trước khi phải bắt tay ai đó. Đây không chỉ là vấn đề vệ sinh, mà quan trọng hơn, là hình ảnh của bạn trong mắt người đối diện. Một bàn tay ẩm ướt vì mồ hôi cho cảm giác bạn là người đang lo lắng, bần thần, và yếu ớt. Dù thực tế bạn có đang lo âu, sợ hãi một điều gì, thì cũng hãy cố gắng đừng để lộ ra cho đối tác hay đối thủ của bạn biết chỉ qua một cái bắt tay.

Trang phục phù hợp, lịch sự nhã nhặn

Chọn trang phục, đeo trang sức khi đi làm: nếu môi trường làm việc của bạn yêu cầu bạn mặc đồng phục, thì bạn sẽ đỡ phải mất thời gian chọn quần áo đi làm. Nhưng nếu đó là nơi nhân viên có thể tự chọn trang phục, bạn cũng hãy lưu tâm đến một vài điều như sau:

Áo sơ-mi màu xanh dương, xám, màu trắng và quần tây là lựa chọn tốt nhất cho phái nam. Ngoài ra, một chiếc bút chất lượng tốt vắt trong túi áo cũng sẽ có lợi cho phái nam, đặc biệt khi bạn phải ký duyệt nhiều loại hồ sơ, giấy tờ.

Đối với phái nữ, những chiếc đầm công sở hoặc áo sơ mi, quần tây là lựa chọn phù hợp. Nếu bạn thích mặc đầm, để tiết kiệm, hãy mua những chiếc váy và áo rời để dễ kết hợp trang phục. Một điều lưu ý khi đeo trang sức đến công sở là: bạn đừng mang hoa tai, vòng xuyến, lắc,… có kiểu dáng quá “mốt”, quá thời trang, và cũng tránh đeo quá nhiều trang sức đến sở làm vì điều này sẽ khiến bạn trông như sắp đi dự tiệc chứ không phải đến sở làm, hoặc khiến người khác hiểu nhầm rằng bạn đang “trưng bày” bộ sưu tập trang sức của mình.